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FEBRERO 2013    

 

 

 

Artículo del Mes

RTI Profiles

 

El Gerente de Proyecto sin Autoridad

 

En muchas compañías para las cuales asesoramos en la Gerencia de Proyectos, no es raro escuchar a preocupados Gerentes de Proyectos (PMs) que aunque ellos son responsables por el éxito de sus proyectos, no les dan la autoridad necesaria para controlarlos. Dicen que sus patrocinadores/Ejecutivos (Sponsors) desaparecen y el apoyo de las partes interesadas (stakeholders) oscila entre la ambivalencia y hostilidad. Estos PMs creen que están sin Poder para llevar a cabo las responsabilidades que han sido asignados y pedir consejo. ¿Mi Consejo?...Parar de permitir que sean víctimas y construir su autoridad en el Proyecto comenzando por tomar el control de ellos mismos.

 
La experiencia me ha demostrado que la mayoría de PMs que pretenden “no tener Poder” realmente tienen el talento necesario para que puedan aumentar la influencia y control que buscan. Solamente se encuentran en esa situación porque ellos mismos lo permiten. En mi opinión, la noción del "Gerente de Proyecto sin autoridad" es un mito. Aquí ofrezco algunas sugerencias para PMs sobre cómo pueden evitar, o tal vez recuperarse, de ser víctimas de no tener potestad.
 
Supongo que debo empezar por admitir que aquellos de nosotros que han elegido la Gestión de Proyectos como una carrera, han hecho así, al menos en parte, porque tenemos una necesidad inherente de estar en control de las cosas. A cambio del privilegio de tener el control de Proyectos, estamos dispuestos a asumir la pesada responsabilidad y disciplina de rendición de cuentas para el éxito del Proyecto. Legítima autoridad y control de proyectos, no es posicional, es decir, que no es dada cuando consigues el título de Gerente de Proyecto. Tú debes ganártelo demostrando a los stakeholders del Proyecto que tienes el conocimiento, buen juicio, carácter y habilidades de liderazgo para hacer exitoso el proyecto y a todos los asociados a él. Por lo tanto, si estas buscando una carrera de Gestión de Proyectos, es porque quieres estar en control, ser la clase de líder que tu quisieras seguir.
 
Aquí están algunas sugerencias para la construcción de una legítima influencia en el proyecto y autoridad de control.
 
Conocerte y confiar en ti mismo. Entender tus propias fortalezas y debilidades y saber cuándo y cómo balancearlos con las fortalezas de los demás en tu equipo es la inteligencia emocional. Es una competencia de liderazgo crítico y un constructor de poderosa confianza en sí mismo. Entender y creer en ti es un primer paso necesario para obtener influencia y control de autoridad que necesitas para llevar a todos los otros elementos del proyecto, al éxito.
 
Construir una relación efectiva con tu Sponsor del proyecto. Patrocinadores del proyecto son los responsables de la empresa para autorizar el proyecto en sí mismo y para tu empoderamiento y apoyo,  como Gerente del proyecto. Tu autoridad para ejecutar el proyecto viene de ellos y debes responsabilizarlos por hacer claro a todos los interesados del proyecto que estás facultado para tomar decisiones, establecer prioridades y dirigir la asignación de recursos relacionados con el proyecto. Reúnete con tu Sponsor antes de que comience el proyecto para establecer un conjunto de expectativas mutuas. Acuerda y documenta, en un Project Charter, tu misión, objetivos, control de recursos y autoridad. Si no sientes que has sido adecuadamente empoderado para tomar decisiones, o te preocupa la falta o pasiva cooperación de los stakeholders, entonces asegúrate de que el Patrocinador sabe eso y ambos acuerden en tomar acciones correctivas inmediatas.
 
Construir relaciones efectivas con los Gerentes  de la organización matriz. Si lideras un proyecto en un entorno de organización matricial, aunque sea tu proyecto, las personas, equipos y servicios que necesitas para ejecutarlo son "propiedad" de otros Gerentes Funcionales. Estableciendo buenas relaciones con los Gerentes funcionales, para que entiendas tus necesidades y preocupaciones y que ellos entiendan las tuyas, reducirás el riesgo de conflictos por los recursos que afectan a tu Proyecto, o por lo menos, hacerlos más fáciles de resolver cuando ocurren.
 
Construir relaciones con tus Stakeholders claves. El término “stakeholders” implica a una persona que tiene un gran interés en el éxito del proyecto. Si son verdaderos stakeholders, entonces, deben también tener un gran interés en tu éxito como Gerente de Proyecto. Haz lo mejor que puedas para entender lo que son sus intereses y trabaja duro para integrar esos intereses en tu Plan de proyecto y los procesos que se utilizarán para ejecutar el plan. Mantenlos informados. Eso no significa que siempre estarán felices, pero siendo abierto y honesto con ellos, mayores serán las probabilidades para apoyar tus necesidades del proyecto.
 
Conocer y comprometerse con los miembros de tu equipo de proyecto. Tú ganas el privilegio de tener control y autoridad sobre tu equipo ganando su confianza y respeto. Sinceramente y con frecuencia comunícate con ellos. Llega a conocerlos como personas… sus fortalezas y debilidades, lo que los llena, lo que les enoja, y lo que los asusta. Debes hacer esto además del manejo de la mecánica de los procesos de Gestión del Proyecto. Toma tiempo y no es fácil, pero es necesario para que puedas demostrar constantemente a tu equipo que te preocupas por ellos, así como la ejecución del proyecto.
 
Como puedes ver, creo que ganar y mantener el legítimo control del proyecto y autoridad es todo sobre el arte de la gestión de proyectos. Ciertamente la ciencia de la Gestión de proyectos como esta en toda metodología y otras normas es fundamental; pero es el arte del liderazgo que permite a los PMs de ganar, poseer y ejercer el control y la autoridad para planear y ejecutar sus proyectos.

 

El Sr. Roberto Guandique, fungió por 15 años como Ejecutivo de Proyectos Globales, PM
y Marketing Manager para IBM, y hoy en día está a cargo de las operaciones de RTI en parte de Estados Unidos y Latinoamérica.

 

 

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