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Como usar Listas de Comprobación para entregar
Productos y Servicios de alta Calidad
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Uno de mis amigos doctores en Emory
Hospital en Atlanta, Georgia, me dijo que los doctores han comenzado a
utilizar una serie de Listas de Comprobación (Checklists) para asegurar
calidad y evitar problemas.
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Las listas de comprobación (Checklists)
ayudan a entregar “deliverables” de alta calidad reconociendo
procedimientos rutinarios y los atributos de “debe-tener” de estos
entregables. Las
listas de comprobación tienen varias ventajas más y son fáciles de crear y
de utilizar. Aquí esta como comenzar:
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¿Qué es una Lista de Comprobación?
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La lista de comprobación es una lista
de artículos (nombres, características, tareas, actividades, herramientas
etc.) que usted comprueba o que consulta al realizar una
tarea/procedimiento/actividad. Se utiliza para cerciorarse de que lo que se
genera es completo y consistente, que no se han olvidado los atributos
obligatorios. Por ejemplo, usted puede utilizar una lista de comprobación
de actividades que usted debe tomar antes de publicar el nuevo contenido en
su Sitio de Internet. Esto puede incluir la comprobación de ortografía,
revisión por otros, agregando etiquetas, agregando fotos, escribiendo un
extracto y así sucesivamente.
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Algunos Beneficios
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Usando una Lista de Comprobación genera
estos beneficios:
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- Estandarización -
ayuda a mantener estándar lo que se genera cuando más de una persona
está involucrada o cuando una persona produce muchos artículos en un
cierto plazo (por ejemplo, vacunas, dar píldoras para el dolor,
etc.…).
- Prevé
la sobrecarga cognoscitiva - libera su mente de rutinas
de modo que usted pueda pensar en las actividades principales y las
innovaciones de proceso.
- Mejora
Continúa – A medida que nuevas introspecciones,
actividades, y atributos se agregan a la lista de comprobación, sus
outputs se mejoraran.
- Aprendizaje
Colectivo - la gente que es nueva al proceso puede
utilizar la lista de comprobación para aprender y para evitar
reinventar la rueda.
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Cuando usar el Checklists
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La mayoría de los procesos no requieren
usar una lista de comprobación. Usted debe, sin embargo,
utilizarla en los casos siguientes:
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- Cuando
el output debe ser de alta calidad y no hay espacio para los errores.
- Para
operaciones complejas, especialmente rutinarias, en las cuales algunas
partes de ellas pudieran ser olvidadas.
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Construyendo y usando una Lista de
Comprobación
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Aquí esta lo que debe incluir en su
Lista de Comprobación:
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- Cosas
No obvias - cosas que no son una parte integral del proceso y pudieran
ser olvidadas.
- Cosas
muy importantes - tales como atributos de marca.
- Cosas
que se han olvidado en el pasado
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Note que su Lista de Comprobación crecerá por algún tiempo hasta que se
haga estable.
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Para utilizarla, pase simplemente a través de todos los artículos
listados en ella y aplíquelos. Recuerde que tiene que utilizar
constantemente su Lista de Comprobación para que sea eficaz. Esto puede ser
duro a veces, pero alta calidad requiere esfuerzo.
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Ejemplo:
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Aquí está un ejemplo de cómo utilicé Checklists.
Como Gerente de Proyectos en IBM, tenía una lista de comprobación para cada
fase de los Proyectos. A través del ciclo de vida de los proyectos las
utilicé para cerciorarme de que no olvidaba actividades importantes, tales
como reportar a los Ejecutivos Senior del Cliente, así como a los
Ejecutivos de IBM del progreso y del estatus financiero de los Proyectos. Y
las usaba para delegar otras actividades a otros Gerente de Proyectos
Junior y entrenarlos en la entrega de productos y servicios de alta
calidad. Y todavía las sigo usando en lo personal y profesional.
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Espero que estas recomendaciones le ayuden a crear ideas de cómo usar
checklists y poder generar más calidad en sus funciones.
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